Política de protección de datos personales – Contrato Humano

Política de protección de datos personales

1. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Empresa ConTrato Humano S.A.S.

 

2. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Contrato Humano S.A.S con domicilio en la carrera 14 # 76-11, Oficina 502, Edificio Kuala en la ciudad de Bogotá D.C. Colombia. Teléfono: +57 (1) 9277782

 

3. Definiciones

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso, voluntario e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA EMPRESA tiene una relación comercial.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Algunos ejemplos de datos personales son: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, salario, etc.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se le asignará la tarea a otra persona de la Empresa.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
  • Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA EMPRESA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa, acerca de la finalidad de la información suministrada.

Libertad: La recolección de los Datos Personales sólo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales  se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales sólo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en LA EMPRESA están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en la misma.

 

5. Tratamiento y Finalidades al cual serán sometidos los Datos Personales tratados por LA EMPRESA.

Contrato Humano, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades.

5.1.  Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales.

    • Evaluar la calidad del servicio prestado por LA EMPRESA para usos internos.
    • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
    • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tienen o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, clientes, y/o proveedores.

5.2.  Respecto a los datos personales de nuestros Clientes

    • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por LA EMPRESA.
    • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes, mediante el envío de información relevante y evaluación de la calidad del servicio prestado.

5.3.  Respecto a los datos personales de nuestros Empleados:

    • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
    • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LA EMPRESA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
    • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

5.4. Respecto a los Datos de Proveedores:

    • Para hacer el registro en los sistemas de LA EMPRESA.
    • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

 

6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA Contrato Humano S.A.S, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento.

6.1 Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

6.2 Solicitar prueba de la autorización previa otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.

6.3 Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

6.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

6.5 Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 13 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

6.6 Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

7. Deberes de LA EMPRESA como responsable del Tratamiento de Datos Personales.

LA EMPRESA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA EMPRESA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada, y respetando en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

LA EMPRESA atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

 

8. Área Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política.

El área de investigaciones de LA EMPRESA tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación y capacitación de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de investigaciones y a dar traslado a esta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

El área de investigaciones también ha sido designada por LA EMPRESA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos, ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio social, a saber: Carrera 14 # 76-11, Oficina 502 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: liz.vivas@contratohumano.net.

 

9. Autorización

LA EMPRESA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes medios puestos a disposición por Contrato Humano S.AS., tales como:

    • Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA EMPRESA.
    • De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
    • Por medio de correo electrónico autorizando el tratamiento de sus datos.

 

10. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y  Reclamos de los Titulares de Datos Personales.

Los Titulares de Datos Personales tratados por LA EMPRESA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

    • Comunicación dirigida a: Contrato Humano S.A.S, área de investigaciones, en la dirección carrera 14 # 76-11, Oficina 502 Bogotá D.C. Colombia.
    • Solicitud presentada al correo electrónico: liz.vivas@contratohumano.net
    • Solicitud presentada a través del teléfono: +57 (1) 9277782 con el área de investigaciones.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos.

10.1 Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

    • El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento enviando una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
    • La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
    • Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que lo envíe nuevamente con la información completa. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
    • Las peticiones y/o consultas serán atendida por LA EMPRESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2 Procedimiento para la realización de Quejas y Reclamos

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por LA EMPRESA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante LA EMPRESA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

(i) La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA EMPRESA indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

    • El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
    • Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
    • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

 

11. Seguridad de los Datos Personales

LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

 

12. Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 8 de mayo de 2017.

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